정품사용 캠페인
복합기 올바로 사용하기 캠페인
고유가 시대를 극복하기 위해 여러분은 어떤 노력을 하고 계신가요? 너무 어렵게 생각하지 말고 매일 사용하는 디지털 복합기를 봐주세요. 무심코 사용하지만 올바른 사용법을 알고 작은 습관만 고친다면 낭비되는 소모품을 크게 줄일 수 있습니다. 모두가 함께 쓰는 복합기! 내 것이라는 마음을 갖고 조금만 신경 쓰면 비용을 절약하는 데 큰 보탬이 됩니다.
ㆍ복사전 출력 세팅을 다시 한번
확인해주세요.
마케팅부 박대리, 중요한 자료를 복사하려고 했지만 먼저온 사람이 있어 기다려야 했습니다. 얼마 지나지 않아 차례가 됐고 복사를 했지만, 아뿔싸! 앞서 사용한 사람이 설정해 놓은 출력 세팅 때문에 아깝
게 출력 물을 폐기할 수 밖에 없었습니다.
* 복사를 하다 보면 이런 일이 많으시죠 ? 복사를 하시기 전에 꼭 출력 세팅을 확인해주세요. 불과 몇 초지만 낭비되는 소모품을 크게 줄일 수 있습니다.
활용 TIP
복사전에 반드시 복사농도 크기 매수 등을 확인해주세요 확인하기번거롭다면 복합기 패널에 있는 'C(Clear)' 버튼만 눌러주세요. 즉시 초기 세팅값으로 설정됩니다.
ㆍ여러 장의 문서는 축소 레이아웃 기능으로
한 장에 복사해 보세요.
마케팅부 이부장은 박대리가 보고한 시장분석자료를 보고 대 만족이었습니다. 기밀자료가 아니기에 다른 직원과 공유해야겠다고 생각해 수십 부를 복사했지만 그 분량이 엄청났고 ‘ 이게 과연 효율적일까‘ 라는 생각을 하게 되었습니다.
* 숫자, 그래프 하나하나 꼼꼼히 확인해야 하는 문서도 있지만, 대부분은 간단하게 보고 넘어갈 수 있습니다. 이런 문서를 원본 크기대로 복사하는 것은 소모품은 물론 시간 낭비 등 보이지 않는 비용을 지불하게 되는 것이 아닐까요?
활용 TIP
복합기 응용모드에서 ‘축소레이아웃‘ 을 선택하고 복사를 하게 되면 최대 A4사이즈 8장을 1장에 모아 출력할 수 있어 토너와 용지를 크게 절약할 수 있습니다.
ㆍ복합기는 출력기능만 있지 않습니다.
스캔기능도 한번 활용해보세요.
최신 복합기를 구입했지만 대부분 출력기능만을 사용하고 문서를 복사하기 위해 전 부서원이 매달리고 있었습니다. IT방면에 관심이 많던 서실장은 바쁜 시간에 이런 업무 때문에 인력과 시간을 투입되는 건 문제라고 생각했습니다.
* 숫자, 그래프 하나하나 꼼꼼히 확인해야 하는 문서도 있지만, 대부분은 간단하게 보고 넘어갈 수 있습니다. 이런 문서를 원본 크기대로 복사하는 것은 소모품은 물론 시간 낭비 등 보이지 않는 비용을 지불하게 되는 것이 아닐까요?
활용 TIP
꼭 복사문서로 전달해야 할 지 다시 한번 생각해 보고, 그럴 필요가 없다면 복합기의 스캔 기능을 활용해보세요 한번 스캔으로 대량 발송이 가능하기 때문에 출력비용을 줄일 수 있습니다.
ㆍ복사 시 빛이 노출되지 않도록
윗 커버를 꼭 덮어주세요.
생산관리팀 신입사원은 습관적으로 A5문서를 손으로 누른 채 복사를 했습니다. 하지만 이상하게 주변이 온통 검게 복사돼 보기가 좋지 않았습니다. '왜 이럴까?' 궁금했지만 '내 것도 아닌데 무슨 상관이야' 하면서 자기 자리로 되돌아왔습니다.
* 왜 검게 복사되는 지는 생각해보셨나요? 또 이 검은 부분이 토너라는 것은 알고 계신가요? 빛의 반사를 이용하는 복사기의 원리 때문에 복사 과정에서 외부로 노출되는 빛을 최대한 줄이는 것이 토너를 아끼는 지름길이 됩니다.
활용 TIP
이러한 현상을 막기 위해서는 어떻게 해야 할까요? 조금 번거롭지만 용지에 맞게 크기 세팅을 해주시고, 만약 비 전형 사이즈라면 반드시 복합기 윗 커버를 덮어 빛이 밖으로 새나가지 않도록 해야 합니다.
ㆍ배경이 짙은 문서 복사 시에는
음양반전기능을 이용해주세요.
총무부 김이사는 사진이 배경으로 처리된 문서 복사를 부하직원에게 지시하였습니다. 컬러 복사본을 전달받았지만 김이사가 정작 원했던 건 그 안에 담긴 내용이었습니다. '이렇게 복사할 필요는 없는데.. 왠지 아깝지만 별수 없네' 하고 지나쳐 버렸습니다.
*시선을 사로 잡기 위해 문서에 다양한 이미지와 컬러를 사용하는 것은 커뮤니케이션의 중요한 전략 중 하나 입니다.
하지만 짙은 배경의 문서를 복사할 경우, 토너 사용이 많아지기 때문에 과연 원본의 느낌을 그대로 담아야 하는 지 다시 생각해 주십시오.
활용 TIP
배경이 있는 복사 시에 원본의 느낌을 그대로 살릴 필요가 없다면 복사응용모드의 ‘음양반전‘ 기능을 이용하십시오. 원본을 그대로 복사하는 것보다 최대 90%까지 토너를 줄일 수 있습니다.
ㆍ시험복사기능으로 출력 전
복사상태와 내용을 확인해주세요.
평소 복사를 자주하는 영업관리팀 김대리, 이번에도 자료복사에 정신이 없습니다. 작업이 끝날 무렵, 갑자기 보고서 문구를 수정해 복사해야 한다는 사실이 떠올랐고, 허둥지둥 정지 버튼을 눌렀지만 이미 복사된 자료는 어쩔 수 없이 폐기해야 했습니다.
* 바쁜 시간 복사 업무는 달갑지 않은 일 중 하나입니다. 급한 마음에 복사버튼을 쉽게 누르게 되는 데 중요하고 급한 문서일수록 한 번 더 확인해보는 습관이 필요합니다.
활용 TIP
많은 페이지의 문서를 대량으로 복사하기 전에 '시험복사' 기능을 이용하면 미스 프린팅으로 낭비되는 토너와 용지를 줄일 수 있습니다.
